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Projektmanagementblog

Gedanken über modernes Projektmanagement. Klassisch, agil, hybrid.

Den Projektstatus perfekt präsentieren

Wie wir vor dem oberen Management bestehen können. Diesmal mit einem Fazit gleich zu Beginn.

Projektstatus präsentieren

Ich habe vor einiger Zeit meine Tipps für gute Präsentationen mit Euch geteilt. (Keine Sorge, die sind zeitlos.) Diese Tipps sind sehr allgemein gehalten. Mit Absicht. Jetzt sind wir Projektmenschen aber oft in Situationen, in denen es sehr spezifisch zugeht. Ich rede von Momenten, in denen wir mittleren und/oder oberen Management den aktuellen Projektstatus präsentieren. Project Dashboards, Project Cockpits, Project Wieauchimmerdiebeieuchimunternehmenheißen. Und eines habe ich auf beiden Seiten des Schreibtisches sitzend schon oft erleben dürfen: eine überlegte, geplante und kontrollierte Vorgehensweise ist in so Situationen das Um und Auf. Soviel zum Fazit.

Butter bei die Fische

Was ist die Grundlage für eine gute Review? Ehrlichkeit. Schonungslose, wenn es sein muss. Und ich meine jetzt nicht, dem eigenen Vorstand mal so richtig die Meinung zu geigen, sondern ich meine Ehrlichkeit in Bezug auf den Projektstatus. Nicht nur dann, wenn die Sonne scheint (meist am Anfang des Projektes), sondern auch dann, wenn Wolken aufziehen (oft zur Halbzeit gesehen).

Ich erlebe öfter, dass so eine Es-läuft-gerade-nicht-so-toll-Präsentation dann von allen Beteiligten als Beichte betrachtet wird. Darum geht es in meinen Augen aber gar nicht. Nutzt diesen Moment für Euch! Ihr habt da lauter Leute um den Tisch sitzen, die Euch weiterhelfen können. Nehmt das auch ruhig in Anspruch.
Und was ich auch ganz wichtig finde, man darf ruhig zugeben, etwas gerade nicht zu wissen. Das ist immer noch tausendmal besser, als irgendetwas zu sagen, das sich dann später als falsch entpuppt.

Von Erwartungshaltungen

Stellt Euch vor, Ihr geht in die Oper und da spielt eine Death Metal Band. Oder Ihr geht auf ein Festival und sie führen dort die Zauberflöte auf. (Als Salzburger musste ich da jetzt fast Mozart als Beispiel nehmen.) Was ich damit sagen möchte: Macht Euch vorher Gedanken, wer denn da in Eurer Präsentation sitzen wird. Ich weiß schon, eh klar. Aber ich meine das auf mehreren Ebenen.

  • Welche Rollen werden teilnehmen?
  • Gibt es innerhalb der Teilnehmer Spannungen und Konflikte?
  • Wer ist auf meiner Seite? Muss ich jemanden im Vorfeld einbinden?
  • Sind das die richtigen, die mir da zuhören und zusehen werden?
  • Habe ich ein Mitspracherecht bei der Besetzung?
  • Was erwarten die von mir?

Und das bringt uns volée zu unserem nächsten Punkt.

Vor Geschäftsleitung präsentieren

Prioritäten

Das ist für mich der wichtigste Punkt von allen. Ok, jeder einzelne ist der wichtigste. Aber der hier ganz besonders: Was ist wirklich wichtig? Was will ich kommunizieren? Wie sieht meine Kernaussage aus? Schaffe ich es, den Inhalt meiner ganzen Präsentation für mich in einen Satz zu verpacken? Wenn nicht, habe ich vielleicht zu viel (für den Augenblick unnötige) Information mit an Bord. Das geht natürlich Hand in Hand mit unserem vorherigen Punkt. Wer ist da anwesend und was erwarten die von mir zu hören.

Und ja, ich weiß. Das ist alles wichtig, was wir da für unsere Präsentation an Material haben. Aber ist es das wirklich? Wir sind so gut im setzen von Prioritäten. Das können wir. Das konnten wir schon vor Scrum. Aber bei unseren Statusreports scheitern wir oft daran. Dabei ist es gerade dort wahnsinnig wichtig. Vielleicht gerade deshalb. Da müssen wir also doppelt sensitiv und priorisierend sein.

Vom weniger, das oft mehr ist

Der große und großartige Sol Stein hat mir einmal folgenden Satz mitgegeben:

Eins plus eins ist ein Halb.

Jetzt haben wir unsere Präsentation also auf unser Publikum zugeschnitten und eine Kernaussage gefunden, die wir transportieren wollen. Und dann verspüren wir gerade bei wichtigen Präsentationen oft den Drang in uns, jede Grafik und jede Kennzahl da rein zu packen, derer wir habhaft werden können. Mir ging es auch oft so. Das Resultat sind dann hoffnungslos überladene Powerpointorgien, bei denen die Aussage vor lauter Beiwerk untergeht. Natürlich ist das dann praktisch, wenn es gerade mal nicht so gut läuft. Aber wir wollten ja schonungslos ehrlich sein. Was kann man also gegen das blendende Beiwerk unternehmen? Ich habe da für mich vor Jahren eine einfache Regel gefunden: Eine Botschaft je Slide, beziehungsweise eine Botschaft je Flipchartblatt.

Weapon of choice

Wo wir gerade über Powerpoint reden. Ja, das ist ein großartiges Tool. Aber denkt an die letzte Review zurück, in der Ihr gesessen seid und in der etwas via Powerpoint vorgestellt wurde. Die Anwesenden blicken kurz auf die Leinwand und schauen dann wieder in ihre aufgeklappten Laptops und ausgepackten Handys. Wenn wir uns hier an ein Flipchart stellen und zeichnen, müssen die alle aufpassen. Die können gar nicht anders. Wir Menschen haben panische Angst davor, etwas zu versäumen. Nutzt diese Schwäche für Euch.

Und ich weiß, was Ihr jetzt denkt. Meine tollen Übergangseffekte. Und ich kann nicht zeichnen. Und schon gar nicht währenddessen sprechen. Wenn Ihr Euch unwohl bei dem Gedanken an ein nacktes Flipchart fühlt und Ihr ohne das surrende Geräusch des Beamers unsicher seid, tastet Euch schrittweise heran. Auf jeden Fall muss es nicht immer Powerpoint sein. Ein Flipchart und ein Stift sind die Werkzeuge der wahren Meister. Sagt Yoda. Glaube ich.

"Ich komm zu spät, ich komme viel zu spät!"

Wer weiß, wen ich hier zitiere? Es ist das weiße Kaninchen aus Alice im Wunderland. Und das sagt hier ganz was Wichtiges in bezug auf unsere Präsentationen. Denn so eine Präsentation hat vor allem eines: einen Anfang und ein Ende. Einen vorher bestimmten Anfangszeitpunkt und einen vorher bestimmten Endzeitpunkt. Sie ist also eine Timebox. Das ist ja oft eine Kultursache, aber geht hier mit gutem Beispiel voran und seid pünktlich. Und habt auch den Mut, regelmäßig auf die bereits verbleibende Zeit hinzuweisen. Moderiert Euren eigenen Termin sozusagen. Und wenn die Zeit nicht ausreicht? Schlagt Folgetermine für die Themen vor, die noch Klärungsbedarf aufweisen.

Bei Präsentationen ruhig bleiben

Jetzt gibt es ja die Zeitgenossen, die immer und jedes mal mit Detailfragen kommen, die sonst keinen interessieren. Wir alle kennen das, wir alle erleben das regelmäßig. Auch hier gilt: seid mutig! Weist auf die Timebox und die Agenda hin. Bleibt höflich und nett. Und vor allem verständnisvoll. Denn solch Charaktere wollen, dass ihnen jemand zuhört und dabei immer wieder mit dem Kopf nickt. Also fahrt Ihr auch hier mit Folgeterminen gut. Und wenn Ihr den Unruhestiftern den Wind ein wenig aus den Segeln nehmen wollt, schlagt vor, dass Ihr gerne detaillierte Infos per Mail weitergebt. Und das bringt uns zu unserem großen Finale.

Ruhig bleiben

Bleibt ruhig. Bleibt distanziert. Bleibt souverain. Es gibt diesen wunderbaren Spruch, basierend auf einem Zitat von George Bernard Shaw:

Arguing with a project manager is like wrestling a pig in mud: sooner or later you realize that they like it.

Wir alle argumentieren gerne. Darum kümmern wir uns ja auch so gerne um Projekte. In deren Verlauf kann man das besonders gut machen. Und das ist auch wichtig und richtig. Aber nicht dann, wenn wir einen Projektstatus präsentieren müssen. Denn in oberen Führungsebenen sind oft Personen, die es nicht gewohnt sind, zu argumentieren. Die sind in der Regel dort wo sie sind, weil sie nicht gerne argumentieren. Also fangt besser gar nicht erst damit an.

Seid ehrlich (ich weiß, das sind wir alle immer und überall), denkt an Erwartungshaltungen, priorisiert und reduziert, schaut auf die Uhr, beißt Euch ab und zu auf die Zunge und rockt Eure Präsentationen!


Gedanken über modernes Projektmanagement. Klassisch, agil, hybrid. Stephan Weinhold ist übrigens auch auf LinkedIn zu finden. Du solltest ihm außerdem auf Twitter folgen. Bilder von Alex Litvin, Maarten van den Heuvel, und Austin Distel auf Unsplash.