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Projektmanagementblog

Gedanken über modernes Projektmanagement. Klassisch, agil, hybrid.

Night of the recurring meetings

Warum von allen Zombies die schleichenden und von allen Meetings die wiederkehrenden am gefährlichsten sind und was man dagegen unternehmen kann.

Wiederkehrende Besprechungen

Wir alle kennen das Motiv von Zombiefilmen. Wiederkehrende Tote bewegen sich durch die Straßen und verbreiten Angst und Schrecken. Und jetzt schaut mal alle in den Kalender Eurer Organisation. Die Chancen stehen hoch, dass es da nur so wimmelt von Zombies: wiederkehrende Meetings. Im Normalfall prall gefüllt mit allen möglichen Menschen. Und diese Wiedergänger sind gefährlich. Sie tendieren dazu, sich auszubreiten. Und irgendwann ist das Sitzen in Meetings zur Organisationskultur geworden. Unmengen an sinnlos vergeudeter Zeit. Aber was passiert da? Und was kann ich dagegen unternehmen? Lasst uns das mal durchspielen.

Disclaimer

Bevor wir loslegen, noch ein kurzer Hinweis. Ich rede hier nicht von Meetings generell. Der direkte Austausch von Menschen, die gemeinsam eine Herausforderung zu meistern versuchen, kann ungemein wertvoll sein! Mir geht es hier um wiederkehrende Meetings. Solche also, die sich regelmäßig wiederholen. Und die in der Regel in den meisten Organisationen von dem Moment an, an dem sie das zweite mal stattfinden, nie mehr hinterfragt werden.

Auswirkungen

Eine große Menge an wiederkehrenden Meetings im Kalender hat etliche Auswirkungen, die sich alle in einem Wort zusammenfassen lassen: teuer. Und zwar in vielerlei Hinsicht. Da ist natürlich die banale Kostenseite. Wir Projektmenschen haben ja oft Kostentabellen. Rolle X kostet Euro Y pro Stunde. Wenn Ihr so eine Tabelle habt, könnt Ihr ganz einfach den monetären Aufwand für die ganzen wiederkehrenden Meetings berechnen. Und der ist oft erschreckend hoch. Vor allem Anbetracht des Outcomes dieser Treffen. Da kommt so ein einstündiges Treffen schnell mal auf 1.000 Euro und mehr. Jede Woche.

Nicht ganz so offensichtlich ist der zweite große Effekt. Projektpläne sind falsch. Wenn ein Team etwas fertig machen soll und ein Drittel des Tages in wiederkehrenden Meetings sitzt (und wem das viel vorkommt: in vielen Firmen ist das nicht unüblich), werden sie nur maximal zwei Drittel der geplanten Arbeit fertig bekommen. Wenn ich das nicht entsprechend berücksichtige, werden Projekte rasch enorme Verzögerungen bekommen. Das wirkt sich dann negativ auf Time Baseline, Kosten, Qualität, Ihr-wisst-worauf-ich-hinaus-will aus.
Und der dritte Effekt ist der, der mir als Organisation am meisten weh tut und den ich erst zuletzt bemerke: Demotivation. Mitarbeiter, die ständig in für sie meist belanglosen Runden sitzen müssen, werden auf Dauer extrem demotiviert werden.

Und das schlimmste daran? Alle diese negativen Effekte werden durch die Tatsache potentiert, dass diese Besprechungen ja nur selten geblockt vorkommen, sondern häufig lustig querbeet über den Tag verteilt sind. Hier eine halbe Stunde, dort eine ganze. Also werden die Menschen regelmäßig aus Ihrem Fokus gerissen. Und dass so etwas der Produktivität nicht unbedingt zuträglich ist, wissen wir alle.

Warum machen wir dann diese wiederholenden Besprechungen, wenn sie so schlecht sind?

Gute Frage. Nicht wahr? So richtig Vorwürfe kann man da eigentlich niemand machen. (Abgesehen davon, dass wir Vorwürfe ohnehin vermeiden sollten.) Natürlich hatte jede einzelne dieser Einladungen irgend wann mal für sich allein betrachtet ihre Daseinsberechtigung. Nur in Summe bilden sie halt irgendwann einen riesen Behemoth, der alles erdrückt. Vor allem Organisationen, die sich gerade im Umbruch befinden, durchlaufen das recht oft. Nicht umsonst basieren die klar definierten und zeitlich begrenzten Meetings in Scrum auf der Beobachtung, dass die Leute in agilen Unternehmen irgendwann plötzlich nur mehr besprechen und nicht mehr arbeiten.

Und dann gibt es da noch die Angst. Die ist für uns Menschen viel zu oft ein Motivator. Wie schaut das denn aus, wenn in meinem Kalender nichts drinnen steht? Als hätte ich den ganzen lieben langen Tag lang nix zu tun. Also schnell ein paar Einladungen ausgeschickt und jede reinkommende blind angenommen.
Das gibt uns zwar vielleicht Sicherheit, hemt uns aber auf jeden Fall gewaltig.

Und was jetzt?

Wenn Ihr ob des bisherigen Gelesenen fasziniert den Kopf schüttelt, während Ihr auf Euren Kalender schaut, in dem sich kaum recurring Meetings befinden, freut Euch! Ihr seid eine seltene Spezies. Oder Ihr habt gerade Euren ersten Arbeitstag in Eurer neuen Firma. Auf jeden Fall: herzlichen Glückwunsch!
Für alle alle anderen hab ich eine Methodik, die ich seit bald 20 Jahren regelmäßig anwende: Kill all the bad Zombies.

1. Zombies finden und zähmen

Setzt Euch zusammen (Abteilung, Business Unit, Unternehmen) und sammelt alle sich wiederholenden Besprechungen. Schreibt jeweils Titel, Teilnehmer, Grund auf eine Karteikarte und löscht den Termin aus Eurem digitalen Kalender.

2. Zombies kategorisieren

Nehmt drei Pinwände und verteilt die Karteikarten nach folgenden Kriterien darauf:

  1. Pinwand: "Dieses Meeting hier bringt uns, genau so wie es ist, viel Wert und ist wichtig."
  2. Pinwand: "Naja, schadet nicht, wenn wir das ab und zu abhalten."
  3. Pinwand: "Warum brauchen wir das eigentlich noch? Hört da je jemand zu? Ich lese während dieses Meetings immer meine Mails."

Je wichtiger und wertbringender ein Meeting erscheint, desto höher hängt es hin. Wenn Ihr bei einer Kartekarte länger als 10 Sekunden überlegen müsst, ist mit hoher Wahrscheinlichkeit Pinwand 3 ihre Heimat. Just saying...

3. Zombies neu arrangieren

Hängt alle Karten von Pinwand 3 ab und werft sie in den Müll. Traut Euch. Das ist wahnsinnig erleichternd! Ich habe Unternehmen erlebt, da flogen auf einen Schlag über die Hälfte aller recurring Meetings in die Tonne. So viel mehr Luft zum Atmen!

Dann schickt Einladungen für die Meetings von Pinwand 1 aus. Beginnt mit der obersten Karteikarte, da steht die wichtigste Besprechung drauf. Überlegt Euch eine gute Kadenz für die Wiederholungen (wöchentlich, monatlich, etc.) und passt die Dauer des Meetings an. Gliedert ähnliche Themen und schaut, dass Ihr möglichst keine Lücken zwischen zwei Terminen habt. Nachdem die Kalender jetzt nur mehr dünn besiedelt sind, sollte das eine leichte Übung sein.

Zum Schluß nehmt Ihr Euch die Karteikarten auf Pinwand 2 zur Brust. Vielleicht kann man Dauer, Wiederholung, Teilnehmer, Grund anpassen. Vielleicht gibt man der Serie auch ein Ablaufdatum. Auch hier gilt: wenn Ihr länger über eine Besprechung nachdenken müsst, ist sie wahrscheinlich besser im Mülleimer aufgehoben. Die, die bleiben, taktet Ihr analog zu den Terminen von Pinwand 1 in Eure Kalender ein.

Et voilà. Ihr habt wunderbar aufgeräumte Kalender, die die Menschen in Eurer Organisation nicht mehr fesseln, sondern unterstützen.

Wer viel fragt, geht viel irr. Wer richtig fragt, geht weit.

Diese Vorgehensweise ist nicht überall leicht machbar, das ist mir durchaus bewusst. Aber oft ist der Leidensdruck so hoch, das in meinen Augen und meiner Erfahrung nach nichts anderes mehr hilft. So Kalender voll wiederkehrender Meetings sind ja nicht über Nacht entstanden, sondern gewachsen. Und wie bei einem Rosenbusch muss ich ab und zu recht radikal zusammenschneiden, um wieder schöne Resultate zu bekommen.

Hinterfragt die wiederkehrenden Besprechungen Eurer Organisation. Immer wieder aufs Neue. Wie wir sonst auch ja recht gut darin sind, alles Mögliche zu hinterfragen. Wer viel fragt, geht viel irr. Wer richtig fragt, geht weit. Und traut Euch, eine Einladung auch mal abzulehnen. (In Firmen, wo die Kultur das als grobes Foul sieht, genügt es, auf "vielleicht" zu klicken.)
Rückt die recurring Meetings in den Fokus, räumt die Zombies aus dem Weg, und Ihr werdet wieder Luft für fokusiertes Arbeiten haben. Und das ist etwas Wunderbares!


Gedanken über modernes Projektmanagement. Klassisch, agil, hybrid. Stephan Weinhold ist übrigens auch auf LinkedIn zu finden. Du solltest ihm außerdem auf Twitter folgen. Bilder von Dylan Gillis auf Unsplash.